Itinera Events è una realtà in rapida crescita che organizza eventi di successo in tutta Italia e all’estero. Questo tipo di attività implica la coordinazione di flussi di cassa complessi e richiede un...

Da Agicap un software per Itinera che assicura spese senza sorprese

Economia postato da Atlantide2023 || 5 mesi fa

Azienda pugliese attiva in tutta Italia e all’estero, Itinera Events apprezzata per le sue capacità organizzative e di gestire nel creare e portare a compimento eventi di richiamo che si fanno ricordare in positivo e a lungo. Meeting e congressi, corporate team building, incentive e feste private: l’azienda gestisce ogni genere di eventi e può vantare un lungo e variegato elenco di clienti pienamente soddisfatti. Nel giro di pochi anni Itinera si è evoluta notevolmente, diventando una realtà con otto dipendenti e numerosi collaboratori, fino a 50 per gli eventi più elaborati. Anche il giro d’affari è cresciuto di conseguenza, passando da 2 a 2,5 milioni di euro. Una crescita che ha permesso di centralizzare il magazzino in meno sedi con dimensioni maggiori, a tutto vantaggio dell’efficienza. Via libera alle emozioni Creatività e fantasia sono determinanti per il successo di Itinera, ma non sono le uniche caratteristiche richieste all’azienda: altrettanto importane è l’abilità nel comprendere le necessità pratiche del cliente e trasformarle in un’organizzazione che funzioni con estrema precisione e senza che si verifichi nulla di non previsto dagli organizzatori. I professionisti di Itinera hanno una formazione artistica e vantano esperienze all’estero: il loro apporto alla creatività e originalità delle proposte permette di sorprendere positivamente i clienti mentre l’efficienza dell’organizzazione assicura il raggiungimento dei concreti obiettivi. L’attività di organizzazione eventi non prevede improvvisazioni: i flussi di materiali, persone e risorse devono essere gestiti con rigore e metodo. Anche le risorse finanziarie devono seguire un flusso ordinato: ogni evento è complesso da questo punto di vista, ma quando si arriva a gestire contemporaneamente più eventi in diversi luoghi, con vari servizi che richiedono pagamenti puntali o anticipati, come nel caso delle forniture di beni deperibili, occorre un perfetto coordinamento dei flussi di cassa che permetta una gestione della liquidità senza sorprese. Software evoluti Itinera ha iniziato la propria attività con il supporto di gestionali standard, ma questi si sono presto rivelati poco adatti alle esigenze dell’azienda, che ha quindi cercato soluzioni più flessibili. “Abbiamo cercato in rete soluzioni più avanzate, interpretando le offerte per capire quali si potessero adattare meglio alle nostre necessità, interfacciandosi in tempo reale con le banche e permettendoci di monitorare i flussi di cassa legati alle diverse attività in corso,” afferma Domenico Piccolo, Executive Director dell’azienda. L’azienda ha rapidamente identificato Agicap Cashflow come la soluzione più indicata: il team commerciale del fornitore ha saputo dimostrare la semplicità di utilizzo e adattabilità dello strumento, perfettamente compatibile con i software dell’azienda e delle banche e in grado di tenere agevolmente tutta la situazione finanziaria sotto controllo. Itinera ha iniziato utilizzando il software Agicap Cashflow in combinazione con un altro gestionale per il monitoraggio delle spese aziendali dai costi ragionevolmente contenuti, ma quando Agicap ha lanciato la nuova funzionalità Agicap Spend Management la concorrenza non ha potuto competere nemmeno dal punto di vista del prezzo. Utile, efficiente e gratis Una prerogativa di Agicap Spend Management è infatti al gratuità: non richiede alcun esborso da parte dell’azienda cliente per l’acquisto dello strumento si tratta infatti di una funzione del software Agicap). Semplice e geniale, permette di risparmiare tempo e ridurre i costi legati alla gestione delle spese aziendali con carta, centralizzando e automatizzando l’attività in ogni fase. Le operazioni di gestione delle spese - dall’emissione di carte di debito per i dipendenti alla rendicontazione degli esborsi sostenuti, fino all’aggregazione dei dati relativi alle spese, con la possibilità di scaricarli in un unico file per semplificare le registrazioni in contabilità - sono automatizzate, eliminando i compiti ripetitivi; gli errori sono azzerati. Con Agicap Spend Management si possono creare rapidamente carte di debito fisiche o virtuali, personalizzabili per ogni dipendente. È infatti possibile variare in tempo reale i limiti di spesa e introdurre eventuali restrizioni; le spese sono suddivise per singolo dipendente ma monitorate costantemente in modo centralizzato. Nell’attimo in cui il dipendente paga con la carta, l’amministrazione può vedere subito la transazione tra le spese effettuate. Contestualmente parte un promemoria per il dipendente, in modo da ricordargli di caricare il giustificativo. Questo può essere facilmente inviato in amministrazione utilizzando un normale smartphone. A questo punto l’amministrazione può verificare che la ricevuta sia stata caricata e che sia leggibile; nel caso il dipendente tardi a inviarla, sarà possibile procedere con solleciti periodici, per richiedere il giustificativo mancante. Alla fine del periodo di rendicontazione, con pochi clic sarà possibile scaricare i file con tutte le ricevute e inviarli all’ufficio contabilità. Con Agicap Spend Management il numero di spese prive di giustificativo si riduce praticamente a zero: le chiusure contabili sono puntuali e precise. Domenico Piccoli e il suo staff sono rimasti positivamente colpiti da numerosi aspetti di Agicap Spend Management: “Le differenze in positivo di Agicap Spend Management si sono fatte notare subito”, ha spiegato; “diversi aspetti, dalla rapida spedizione delle carte fisiche alla flessibilità con la quale è possibile gestire e monitorare le singole carte con un’unica interfaccia, hanno subito fatto apprezzare i vantaggi di questo software”. E le qualità di Agicap non si esauriscono con le prestazioni del tool: “il supporto fornito dall’azienda è eccellente, sia per quanto riguarda l’assistenza per dubbi spot, sia come formazione, della quale riusciamo ad approfittare nei momenti di relativa calma dati dalla stagionalità del nostro lavoro,” continua Piccoli. Previsioni positive Itinera ha particolarmente apprezzato “l’approccio schematico e la facilità di parametrare il software in base alle nostre esigenze”, come rileva Piccoli. L’esperienza di Itinera con il software Agicap è stata perfettamente allineata alle aspettative: come ha concluso Piccoli, “saremo ben lieti di scoprire le nuove funzionalità che Agicap sarà in grado di aggiungere ai suoi software in futuro e di sperimentarle, confidando che ci diano le stesse soddisfazioni di Agicap Cashflow e Agicap Spend Management”. Agicap Italia, filiale della multinazionale francese Agicap leader nello sviluppo di software per la gestione dei flussi di cassa aziendali, è attiva dal 2021; i suoi oltre 1.000 clienti ne apprezzano la capacità di offrire soluzioni intelligenti e scalabili, accompagnate da un supporto costante e personalizzato. Il software Agicap permette a dirigenti e manager di avere una visione chiara della situazione di cassa presente e futura, facilitando previsioni accurate e l’implementazione di strategie basate su analisi approfondite. Fondata nel 2016 da Sébastien Beyet, Lucas Bertola e Clément Mauguet, Agicap è cresciuta fino a diventare una multinazionale europea con oltre 500 persone negli uffici di Lione, Berlino, Milano, Londra e Lisbona e più di 7.000 clienti in Europa. Ad oggi Agicap ha raccolto oltre 121 milioni di dollari da investitori internazionali tra cui Blackfin Capital Partners, Partech e Greenoaks. Agicap Italy Srl Via Dante, 7 20123, Milano Tel. 02 8295 3006 https://agicap.com/it/