LIST-ONE. SEMPLIFICA IL PROCESSO DELLA GESTIONE DELLE NOTE SPESE RIDUCENDO COSTI E TEMPI Ogni mese, l’ufficio amministrazione si ritrova a fare i conti con le note spese dei propri colleghi. Bisogna controllare la completezza e la correttezza dei dati nei moduli nota spese e la corrispondenza con i giustificativi allegati; controllare la veridicità dei documenti cartacei ricevuti, l’inerenza con l’attività lavorativa e la coerenza con i regolamenti aziendali. Inoltre molto tempo è impiegato in telefonate o email da inviare ai colleghi che sono in ritardo con la presentazione delle loro note spese o hanno documenti incompleti. La soluzione per lavorare in modo più efficiente, facile e veloce è digitalizzare. Digitalizzare le note spese è un processo con il quale è possibile creare, gestire, archiviare e analizzare le note spese dei dipendenti in modo facile e veloce, eliminando errori. Niente più cartelline o buste piene di scontrini cartacei lasciate sulle scrivanie dei colleghi dell’amministrazione: con gli strumenti digitali è possibile ottimizzare la gestione delle trasferte di lavoro e delle note spese di ogni dipendente, verificandone validità e rispetto delle policy. List-One è il software in cloud per digitalizzare le note spese. Niente più cartelline o buste piene di scontrini cartacei lasciate sulle scrivanie dei colleghi dell’amministrazione: con gli strumenti digitali è possibile ottimizzare la gestione delle trasferte di lavoro e delle note spese di ogni dipendente, verificandone validità e rispetto delle policy. Inoltre, porta vantaggi per tutti i dipendenti dell’azienda che a fine mese non dovranno più compilare fogli di Excel e recuperare scontrini. List-One è la soluzione in cloud più semplice ed innovativa per digitalizzare ed ottimizzare l’intero processo di gestione delle note spese e dei rimborsi. 100% paperless grazie alla lettura in OCR dei giustificativi e alla conservazione digitale. Il giustificativo di spesa cartaceo è sostituito da una semplice foto scattata con il proprio smartphone. Tutti i giustificativi sono dematerializzati e archiviati con controlli di soglia rispetto alle policy aziendali. In questo modo si potranno inviare le note spese in qualsiasi momento e da qualunque luogo in modo veloce. Velocizza e semplifica l’intero processo di gestione delle note spese: l’amministrazione potrà controllare in tempo reale le fatture, scontrini e ricevute, snellendo tutta la fase di rendicontazione e rimborso e tenendo sotto controllo spese e costi. Integrabile con i vostri sistemi gestionali o payroll e multivaluta. RISPARMIARE TEMPO NELLA GESTIONE AMMINISTRATIVA Gli uffici amministrativi possono risparmiare molto tempo con la digitalizzazione delle note spese dei dipendenti, in quanto la verifica della correttezza dei dati e le comunicazioni per sollecitare i colleghi a inviare le documentazioni necessarie diventano operazioni automatizzate. List-One permette di gestire tutte le attività in pochi e semplici passaggi. In questo modo dirigenti, contabili e dipendenti non devono perdere tempo nel recupero di scontrini accumulati in 30 giorni e nel compilare complicati fogli Excel. RIDURRE GLI ERRORI NELLA COMPILAZIONE Inserire numerosi dati manualmente, ogni volta, per compilare la nota spese è un’operazione che può portare a commettere errori oppure omissioni. La digitalizzazione delle note spese facilita la compilazione del documento e permette di individuare automaticamente qualsiasi incongruenza. RISPETTARE LA POLICY AZIENDALE CON FACILITÀ Ogni azienda ha una propria politica di rimborso delle spese professionali che prevede una serie di regole e limitazioni (come il tetto massimo di spesa per i pasti, quali spese sono rimborsabili e quali no e via dicendo). Talvolta per i dipendenti è difficile tenere a mente tutte le regole, per cui capita di non rispettarle e che ci si ritrovi a fine mese con una serie di spese non rimborsabili. La soluzione digitale semplifica il processo di inserimento delle informazioni e degli importi poiché il dipendente è guidato dall’interfaccia. Tutto ciò permette all’azienda di definire una policy aziendale precisa che non dia luogo a fraintendimenti e malumori e che possa essere attuata e rispettata con più facilità. ANALIZZARE LE SPESE La digitalizzazione del processo di rimborso spese consente a manager e amministrazione di analizzare le spese sostenute da tutti i dipendenti. Ciò consente di individuare dati rilevanti, utili al miglioramento della distribuzione del budget aziendale. È possibile per esempio scoprire le variazioni di spesa nei diversi periodi dell’anno o nello stesso periodo ma in anni differenti. Attraverso l’analisi di queste informazioni si possono apportare delle modifiche alla politica di rimborso dell’azienda in modo da ottenere un significativo risparmio. Inoltre questi dati sono utili per pianificare e tenere sotto controllo le future spese aziendali. List-One è un modulo del gestionale D.net, ma è integrabile con altri software gestionali. www.asp-italia.com -