La spina dorsale di ogni evento di successo è un team di persone che lavorano instancabilmente, spesso fuori orario e dietro le quinte, per realizzarlo. È un lavoro stressante, ma molto gratificant...

I 5 errori più comuni nella pianificazione degli eventi

Lavoro postato da Quentin || 1 anno fa

La spina dorsale di ogni evento di successo è un team di persone che lavorano instancabilmente, spesso fuori orario e dietro le quinte, per realizzarlo. È un lavoro stressante, ma molto gratificante quando tutto va bene. Di seguito sono riportati cinque errori comuni di pianificazione degli eventi che ha riscontratouna nota agenzia di eventi digitali a Milano. Non pianificare troppo presto Una volta che hai una data, un budget e un brief, inizia subito. Non procrastinare perché i luoghi sono prenotati con largo anticipo. Quindi, proteggere la tua sede dovrebbe essere in cima alla tua lista di cose da fare. Quindi, cerca animatori e oratori ospiti per verificare la loro disponibilità e, una volta selezionati gli oratori, prenotali il prima possibile. Assicurati di avere i contratti firmati e restituiti per assicurarti che siano protetti. Prima di impostare la data, assicurati di controllare che non ci siano eventi concorrenti intorno alla data o nello stesso giorno. Non forzare i potenziali delegati a scegliere tra il tuo evento e un altro che si svolgerà in quel giorno. Assicurati di inviare ai tuoi ospiti notifiche di salvataggio della data per contrassegnarlo nel loro calendario e di rispondere con le risposte. Invia un promemoria più vicino alla data dell'evento. Non disponendo di un piano di progetto dell'evento e di una lista di controllo Crea un piano di progetto principale con scadenze e attività allineate ai punti di budget. Questa lista di controllo è fondamentale in quanto fornisce una visione generale di come sta procedendo il progetto e garantisce che le scadenze di pianificazione non vengano trascurate. Un piano di progetto principale ti consentirà inoltre di tenere traccia delle modifiche all'ambito dell'evento. Prepara un'altra lista di controllo finale prima del grande giorno e ricontrollala prima di partire per la sede. Non anticipare lo scoppio del budget Sottovalutare i requisiti di produzione può essere un errore costoso. Assicurati di conoscere il brief e di lavorare con i fornitori selezionati per assicurarti che tutto ciò che hai concordato sia incluso nel contratto e che non ci siano costi nascosti dopo la firma del contratto. Se non capisci il gergo del settore dei fornitori tecnici, chiedi chiarimenti. Assicurati di consentire almeno il 10-15% del budget per circostanze impreviste.