La base dati contenente nomi e recapiti è il vero patrimonio dell'azienda, che deve sudare sette camicie per raccoglierlo e, una volta raccolto, non deve sperperarlo. Non a caso si chiama anche banca dati, anche se è un termine che sta diventando desueto.

Per un'azienda è importantissimo raccogliere tutte le informazioni su clienti o prospect che arrivano dalle aree Vendite, Marketing, Centralino, etc. Per poterle utilizzare in modo veloce e secondo filtri di selezione preordinati, è necessario organizzarli informaticamente, dal foglio Excel fatto in casa al database costruito ad hoc dalla software house, l'importante è che sia in grado di fornirci le informazioni nel momento stesso in cui ne abbiamo bisogno.

I dati raccolti serviranno fondamentalmente alla Direzione, che attraverso strumenti di Business Intelligence li incrocerà dal punto di vista economico, al Responsabile del CRM, all'area Marketing e, limitatamente ai dati di contatto, alla Segreteria.

I dati aziendali ultimamente hanno visto ampliarsi i loro campi di utilizzo Una delle applicazioni degli ultimi anni è stata l'sms marketing, che consente di raggiungere, appunto attraverso un sms, il cliente o il prospect in maniera estremamente diretta e personale, con la certezza che il messaggio verrà letto.

Un altro esempio di tecnologia applicata ai contatti dell'azienda è il servizio di posta online, che comprende anche l'invio di raccomandate on line, offerto da Poste Italiane e integrato in soluzioni più articolate da aziende specializzate.