quando si affitta una sala per feste, a cosa bisogna fare attenzione e cosa includere nel contratto?

Cosa fare per affittare una sala per feste

Servizi postato da ela2015 || 6 anni fa

Matrimoni, comunioni, battesimi sono solo alcune delle cerimonie di carattere privato che si organizzano prenotando sale per feste in affitto, ma è sempre più frequente organizzare feste private per qualsiasi evento: lauree, feste a tema, diciottesimi e pre-diciottesimi, anniversari, feste di carnevale, San Valentino, Capodanno, ricevimenti di gala, feste per bambini. Quest’ultime sono spesso bramate dai genitori per trascorrere anche loro dei momenti di relax e spensieratezza. A Roma, uno di questi luoghi di svago per bambini e genitori è il Giardino dei Demar, che nasce come parco giochi, ma mette anche a disposizione tra le più divertenti sale per feste bambini a Roma. Ma quando si affitta una sala per feste, a cosa bisogna fare attenzione e cosa includere nel contratto?

Affittare un locale: cosa fare?


Quando si decide di affittare una sala per feste presso un locale, la prima cosa da assicurare è il catering e il beverage, cioè la somministrazione di alimenti e bevande che è preferibile far gestire al locale a cui ci si rivolge (almeno che il servizio sia completamente assente). Le modalità di affitto e le tariffe variano in base a una serie di fattori come il tempo di occupazione della sala, il numero dei partecipanti, il catering, il numero delle persone necessarie per assicurare il servizio (risorse umane impiegate), richieste particolari del cliente, addobbi e allestimento della sala.

Un altro elemento di interesse è la responsabilità dell’evento che è a carico sia del proprietario o gestore del locale che del cliente che desidera affittare il locale o la sala. La responsabilità è legata soprattutto al rispetto delle norme di sicurezza come la sicurezza del locale e dell’impiantistica, il rispetto delle normative acustiche, sicurezza sanitaria, rispetto degli oneri fiscali. Per tutte queste ragioni è opportuno stilare un contratto tra esercente e cliente.


Come stilare il contratto di affitto sale per feste private 


Il cliente a volte non bada alla necessità di mettere nero su bianco tutti gli aspetti relativi all’organizzazione della festa, così come l’esercente sottovaluta la necessità di tutelare se stesso e il cliente per poter lavorare in modo corretto e svolgere bene l’attività. Stilare un contratto o per lo meno chiarire con una scrittura i punti salienti e le competenze è importante; i punti principali da chiarire sono:


-tempo e luogo dell’evento (per esempio, in caso di affitto completo del locale, bisogna avvisare con un -cartello in esterna che la location è riservata per quell’intervallo)

-scopo dell’affitto del locale

-tipo di servizi richiesti (accettazione degli invitati, catering, beverage, etc.)

-costo di ciascun servizio offerto e relative modalità di pagamento;

-persone dello staff richieste e rispettivo ruolo;

-numero di partecipanti;

-liberatoria di responsabilità per danni causati a terzi dai partecipanti;

-rispetto delle normative in essere (per esempio l’intrattenimento musicale);

-fissare una cauzione per eventuali danni al locale;

-stabilire che persone terze o estranee all’evento non possano accedere all’evento privato.


Cenni sulla normativa sulle feste private


I riferimenti normativi in materia di organizzazione di feste private sono sostanzialmente due:

la Direttiva CE 123/2006, nota anche con il nome di Direttiva Bolkenstein;

la Legge 214/2011 sulla liberalizzazione degli orari.

La direttiva europea sancisce la possibilità per il gestore di un esercizio pubblico di svolgere più attività purché similari all’attività principale, per cui un gestore può affittare la propria location – in parte o in toto – per eventi privati e riservati, aprendo un ventaglio di opportunità economiche molto ampio.

La legge 214/2011, invece, sancisce la liberalizzazione degli orari di apertura permettendo, così, di risolvere il problema dell’esercizio pubblico dato in affitto, in quanto il proprietario può chiudere l’attività al pubblico, ma aprirla per un determinato numero di persone e in una data o orari prestabiliti, senza incorrere in sanzioni.